商务邮件常用英文短语

工作中经常需要和老外进行邮件沟通,所以小蜜蜂整理了商务邮件常用英文短语。

在现代商业世界中,电子邮件已成为交流的主要方式之一。撰写一封清晰、得体的商务邮件至关重要,它可以帮助您建立和维护与同事、客户和合作伙伴之间的良好关系。以下是一些常用的商务邮件英文短语,可以帮助您更好地进行邮件沟通。

商务邮件常用英文短语

商务邮件常用英文短语

1. 开始问候

- "Dear [姓名]:"

这是一种正式的问候方式,适用于您尊敬的人或正式场合。

- "Hi [姓名]:"

这是一种更加友好和直接的问候方式,适用于非正式场合。

- "Greetings:"

当您不知道收件人的姓名时,这是一个常见的问候方式。

- "Hi (everyone/ guys):"

当您发送邮件给一组人时,这是一种非正式的集体问候方式。

无论您选择哪种问候方式,都要确保尊重收件人,并在邮件开头传达友好的态度。

2. 表达良好愿望

在电子邮件内容中以良好的愿望开始是建立积极社交关系的好方法。以下是一些常见的表达方式:

- "I hope you are well/all is well:"

这表明您关心对方的健康和幸福,是一种尊重和安全的表达方式。

- "I hope you had a great weekend/week/day:"

根据发送邮件的时间或一周中的某一天,您可以使用这个表达方式来分享愿望和问候。

- "I hope you enjoyed your vacation:"

当您知道对方刚刚度假并且希望继续之前的对话时,可以使用这个表达方式。

- "I hope you feel better soon:"

当对方生病或恢复时,这是一种关心的表达方式。请注意避免给人催促的印象,要尊重对方的处境。

- "I hope you enjoyed the [活动名称]:"

当您在邮件中提到您组织的企业活动时,这是一个很好的开场白,特别是如果您之后需要请求某事。

3. 自我介绍和表达目的

在第一次与收件人通信时,您需要介绍自己并明确邮件的目的。以下是一些通用的自我介绍短语,以及一些个性化的启发,可以根据情况进行自定义。

通用自我介绍短语:
  • "It’s [您的姓名] from [您的公司]:" 开始时介绍您的姓名和所在公司。如果您选择在电子邮件开头省略公司名称,也可以,在邮件正文中提供这些信息。
  • "I am writing to you about…" 当您想要介绍以前的对话或会议相关的事情时,可以使用这个表达方式。您还可以使用此介绍来讨论未来的事件。
  • "I am writing to ask/enquire/let you know/confirm/invite you to/to update you on/ask for…" 当您需要请求信息、立场、直接邀请或简洁地提出邀请时,可以使用这个短语。
  • "Might I take a moment of your time to…" 如果您需要非常正式地表达请求,这是一个不错的选择。
  • "I am reaching out because…" 这是一种非正式的介绍方式,用于说明您与对方的联系原因。
个性化自我介绍短语:
  • "I read your article about [主题] in [渠道] yesterday/this morning. I couldn’t help thinking about…" 这是一个示例,说明您可以如何开始与收件人讨论他们最近发布的内容。确保准确指出您所讨论的内容,以避免误解。
  • "Congratulations on [对方取得的成就]! I’m sure it’s inspiring to see how this can help…" 真诚的恭维总是受欢迎的。再次强调,只谈论您确信的成就,不要夸大事实。对对方所说的话要完全诚实。

4. 表达感谢

表达感激之情是保持对方注意力并顺利解决问题的好方法。以下是一些电子邮件短语,可用于这两种情况:

- "Thanks for letting me know:"

这表明您接受了对方提供的信息,并感激不已。

- "Thank you for your understanding/patience:"

这种消息向客户致以敬意,同时承认了他们所遇到的问题,而无需不必要地为错误道歉。

- "Thank you for your email about…"

这有助于提醒对方您所讨论的问题,并为友好的交流打开了大门,具体取决于以前电子邮件的内容。

- "Thanks for sending/asking about/attending:"

这表明您接受了对方的行动,并表示感谢。

- "Thank you for reaching out (to me):"

这是一种更非正式的感谢方式,用于感激对方的联系。

- "Thanks for your feedback on/your suggestion:"

这表示欢迎反馈和建议,使对方感到安心继续提供反馈。

额外提示:如果您需要为重大失误道歉,请使用简单的短语,如“请接受我们由此带来的不便的道歉”。但不要在整个电子邮件中花费时间道歉。相反,为发生的事情提供解决方案。避免使用“对不便表示抱歉”,因为这听起来含糊、非正式且不诚恳。

5. 发送提醒

您可以使用这种类型的电子邮件短语提供信息或提醒收件人。如果您希望引起他们对电子邮件中的其他内容的注意,特别是如果您需要讨论多个问题,这也很有用。

- "Please note…"

如果您想引起收件人对特定问题的注意,可以使用此表达方式。

- "Quick reminder…"

这是一种非正式的方式,用于引入您想要强调的事情,例如接近到期日期或即将举行的会议。

- "I wanted to update you:"

如果您需要告诉客户尚未解决的故障信息,可以使用此短语。与其明确表示“问题尚未解决”,不如使用“更新”来表示您正在努力解决。

- "I’d like to inform you that…"

这是一种正式的方式,用于宣布特殊公告或回复重要问题。

- "Just a quick heads up:"

这是一种非正式的电子邮件短语,通常用于通知某人有关某事情,如警告或提供有用的建议。

- "I hope you find this helpful:"

当您提供信息、建议或甚至解决问题时,您可以使用此表达方式。

6. 发送附件或额外信息

当需要发送附件或需要收件人特别关注的附加信息时,可以使用以下示例:

- "I’m sending you [文件名称] as a pdf file:"

确保明确指定文件的名称和格式,以使对方更加放心地打开它。

- "I’ve attached [文件名称] for your review:"

同样,记得指定文件的名称和目的。它是供对方审阅、检查或编辑的吗?

- "Could you please sign the attached document and send it back by [日期]?"

当您需要收件人将签署的文件退回并设定截止日期时,可以使用此表达方式。

- "Please see the information below for more details about…"

如果您要突出显示信息,如地址或重要引用,可以使用此短语。

- "Here’s the document you asked for/we discussed:"

这会引起收件人对他们以前提出的某事的注意。

- "More information is available at [网站]:"

如果您要分享链接,请介绍一下对方将在其中找到的内容。

7. 请随时联系

有时候,您需要向某人寻求帮助或更多信息。使用短语来创造一种对话的开放氛围,以使对方感到他们可以随时联系您。

- "Please feel welcomed…"

短语“Please feel welcomed…” 鼓励客户多次联系您,并使他们感到自由与您联系。

- "Could you please…"

这是一种正式的方式,礼貌地提出请求,并要求进一步的解释。

- "I’d appreciate it if you could…"

这是另一种礼貌地提出请求的方式。

- "It would be very helpful if you could send us/me…"

这显示了对方的帮助非常受欢迎。您可以使用它来发送额外的信息或文件。

- "Please keep me informed/posted/updated:"

这使沟通保持开放,以便对方随时提供有关问题的新信息。

- "If possible, I’d like to know (more) about…"

您不是在要求什么,只是让对方随时与您分享特定信息。

8. 不幸的消息

通过电子邮件传递不好的消息从来都不容易,但有正确的方式来做。有时您可能无法满足对方的期望,需要提供这些信息。

- "Unfortunately, we cannot/we are unable to…"

这是正式和礼貌的拒绝方式。

- "I’m afraid it will not be possible to…"

在否定回复后,您可以简要解释为什么无法满足对方的请求。

- "We regret to inform you that…"

这是一种礼貌而正式的不好的消息传达方式。在表明这一点之后,解释为什么不会发生。

- "After careful consideration, we have decided (not) to…"

这显示您已考虑到对方之前提供的内容。它还可以用来软化不佳的回应。

- "It’s against company policy to…"

这是一种解释为什么无法满足对方请求的方式,因为它违反了公司政策。

- "Despite my best efforts…"

这显示您已经尽力解决问题或给出积极的回应。

9. 期待回应

在结束电子邮件时,与其使用“再次感谢”或类似的表达,不如创造期待被回复的期望。以下短语将鼓励对方提供您需要的任何额外帮助或反馈。

- "Please let me know if this works/if you are available/if that sounds good/if you can/if you can help/if you need to reschedule…"

这是一种用于结束电子邮件的短语,表明您需要对电子邮件中发送的内容作出回应。

- "I look forward to seeing/meeting you:"

当您安排面对面的约会时,可以使用这个表达方式。

- "Any feedback you can give me on this would be highly/much appreciated:"

当您需要结束电子邮件并要求对方提供想法/反馈时,可以使用此短语。

- "I would appreciate your help in this matter:"

通常,您会在结束电子邮件时使用此短语,当您描述某个情况或问题并需要请求帮助时。

10. 友好的邮件结束短语

最后,您需要在电子邮件文本的底部插入道别。在商务电子邮件中,您不能仅仅发送“再见”或“待会见”。使用以下短语之一:

- "Best regards:"

这是一种友好的道别方式,是商务背景中最常见的之一。对于您以前有过交谈的人来说可能更合适。

- "All the best:"

这是口语但友好和社交的方式来说再见。

- "Sincerely:"

这是正式的商务结束方式,使用它肯定不会冒犯任何人。

- "Cheers:"

您可以在与朋友和亲近的商务同事交流时使用此结束方式。根据您的品牌声音,它也可能会有用。

- "Have a great week/weekend/day/night!:"

这取决于您发送电子邮件的时间。如果您与其他国家的人员交换电子邮件,请注意时区。

- "Stay safe:"

在冲突或困难时期,如COVID-19大流行期间,您可以使用此结束方式。

了解如何正确撰写电子邮件可以使您在收到或未收到回复方面产生巨大的不同。使用正确的短语可以确保您不会冒犯或给收件人留下错误的印象。

在撰写商务电子邮件时,您需要提前了解收件人所处的环境。您是否需要采用正式还是非正式的方式?最重要的是,您必须以尊重的言辞来避免误解。现在是时候应用这些电子邮件短语了,打开您的收件箱,并开始以最佳方式回复电子邮件。

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